Cada gasto bien deducido es dinero que se queda en tu negocio en lugar de ir a Hacienda. Y, sin embargo, muchos autónomos pagan de más cada trimestre por no saber qué pueden deducir, o se arriesgan a una sanción por deducir lo que no toca.
En esta guía repasamos los gastos deducibles más habituales en 2026, con sus límites y requisitos, explicados sin tecnicismos.
Requisitos para que un gasto sea deducible
No basta con pagar algo relacionado con tu trabajo. Para que Hacienda acepte el gasto, debe cumplir cuatro condiciones:
- Estar vinculado a tu actividad. El gasto tiene que ser necesario para generar ingresos. Lo personal queda fuera.
- Tener justificante. Lo ideal es una factura completa a tu nombre y con tu NIF. Para deducir el IVA, un ticket normal no basta: si no te dan factura completa, pide que en el ticket (factura simplificada) aparezcan tu NIF, tu domicilio y el IVA desglosado.
- Estar registrado en tu contabilidad. Debe aparecer en tu libro de gastos.
- Tributar en estimación directa (normal o simplificada). Si estás en módulos, las reglas son otras.
Un consejo: siempre que puedas, paga con tarjeta o transferencia. El pago electrónico deja rastro y es obligatorio en algunos gastos, como las dietas.
Gastos que puedes deducir al 100 %
| Gasto | Qué incluye |
|---|---|
| Cuota de autónomos | La cotización mensual al RETA (deducible en IRPF; no lleva IVA) |
| Local u oficina | Alquiler, luz, agua e internet del espacio de trabajo |
| Gestoría y servicios profesionales | Asesoría, abogados, notaría, diseñadores o expertos en marketing externos |
| Software y presencia online | Programas de facturación, licencias, dominio, hosting y diseño web |
| Publicidad | Anuncios online y offline, y comisiones de plataformas |
| Formación | Cursos, libros, revistas, ferias y congresos ligados a tu sector |
| Materiales y mercancías | Materias primas y productos que necesitas para trabajar |
| Seguros de la actividad | Responsabilidad civil y seguros del negocio |
| Gastos financieros | Comisiones bancarias y de pasarelas de pago, e intereses de préstamos para el negocio |
| Personal | Salarios, cotizaciones de empleados y su formación |
| Ropa de trabajo | Uniformes y equipos de protección; no la ropa de uso diario |
| Regalos a clientes | Con factura y con límite: en conjunto, hasta el 1 % de tu facturación anual |
Si trabajas desde casa
Si tu domicilio está dado de alta en Hacienda como lugar de trabajo, puedes deducir una parte de los gastos de la vivienda. Hay dos fórmulas distintas:
- Gastos de la vivienda (alquiler, intereses de hipoteca, IBI, comunidad, seguro de hogar): en proporción a los metros que usas para trabajar. Si tu despacho ocupa 10 m² de una casa de 100 m², deduces el 10 %.
- Suministros (luz, agua, gas, internet): se aplica el 30 % sobre esa proporción. Con una factura de luz de 100 € y un 15 % de la casa afecto, deduces 4,50 € (100 × 15 % × 30 %).
Si vives de alquiler, el contrato debe estar a tu nombre y tienes que comunicar a Hacienda, en el modelo 036 o 037, qué parte de la casa usas para trabajar. Para el móvil y la conexión compartidos, fija un porcentaje razonable de uso profesional y mantenlo siempre igual.
Vehículo, desplazamientos y dietas
El coche es el gasto que más dudas genera. En IVA, Hacienda presume un uso profesional del 50 %, así que puedes deducir la mitad del IVA de la compra, el combustible o las reparaciones. En IRPF es más estricto: un turismo solo es deducible si lo usas exclusivamente para trabajar, algo difícil de demostrar. Las excepciones son actividades como el transporte, la enseñanza de conducción, los representantes comerciales o la vigilancia, y los vehículos industriales, como una furgoneta de reparto.
Los desplazamientos (tren, avión, taxi, parking) son deducibles si puedes justificar el motivo profesional. Guarda la factura y alguna prueba del trabajo, como la cita en tu agenda o el correo con el cliente.
Las dietas de comida y alojamiento solo se deducen en días laborables, fuera del municipio donde trabajas habitualmente, en restaurantes u hoteles y pagando con tarjeta o transferencia. Estos son los límites diarios en IRPF:
| Situación | En España | En el extranjero |
|---|---|---|
| Sin pernoctar (manutención) | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
| Pernoctando (manutención) | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
El hotel se deduce aparte, por el importe que justifiques con factura.
¿Y el IVA? El IVA de restaurantes, hoteles y viajes solo se deduce si el gasto también es deducible en el IRPF. Es decir, se aplican los mismos requisitos y límites de arriba. Además, necesitas factura a tu nombre: completa, o un ticket con tu NIF, tu domicilio y el IVA desglosado. Ojo: si invitas a comer a un cliente, ese IVA no se puede deducir, porque Hacienda lo considera una atención a clientes.
Seguros, equipos y gastos sin factura
Seguro médico privado. Puedes deducir hasta 500 € al año por persona: tú, tu cónyuge y tus hijos menores de 25 años que convivan contigo. Si alguno tiene una discapacidad, el límite sube a 1.500 €.
Ordenadores, maquinaria y mobiliario. Lo que vas a usar varios años no se deduce de golpe, sino que se amortiza. Un ordenador puede amortizarse hasta un 26 % al año en estimación directa simplificada y el mobiliario, un 10 %. El IVA, en cambio, puedes deducirlo entero en el trimestre de la compra si el equipo es solo para trabajar.
Gastos de difícil justificación. Si estás en estimación directa simplificada, puedes deducir automáticamente un 5 % de tu rendimiento neto, con un máximo de 2.000 € al año. No necesitas facturas para esta parte: cubre esos pequeños gastos que no se pueden justificar.
Lo que no puedes deducir
Algunos gastos parecen profesionales, pero Hacienda no los acepta:
- Ropa de uso diario, aunque la compres para reuniones con clientes.
- Multas y sanciones, incluso las de tráfico cuando ibas a ver a un cliente.
- Viajes de ocio sin un motivo profesional que puedas demostrar.
- Facturas a nombre de otra persona o tickets sin datos: son la primera causa de gastos rechazados.
Y un recordatorio: el IVA soportado que olvides deducir puedes recuperarlo durante los 4 años siguientes. Merece la pena revisar.
¿Quieres asegurarte de que no pagas de más?
Las normas cambian cada año y cada negocio tiene sus particularidades. Si tienes dudas sobre algún gasto, pregúntanos y lo miramos juntos.
Información actualizada a noviembre de 2026. Este artículo es orientativo y no sustituye al asesoramiento personalizado.